Marco Regulatorio para Convenios con Auspiciantes

La CD de FAAPI ha aprobado el presente MARCO REGULATORIO PARA CONVENIOS CON AUSPICIANTES ENTRE FAAPI, EN REPRESENTACION DE LA ASOCIACION ORGANIZADORA DEL CONGRESO Y LOS AUSPICIANTES Y/O PARTICIPANTES, que tendrá vigencia por el término de dos años a partir de su publicación, luego de transcurridos los cuales los revisará y actualizará, si lo considera necesario.

ART. PRIMERO: FAAPI a través de sus asociaciones federadas, es la organizadora del congreso anual a llevarse a cabo durante el mes de septiembre de cada año en distintas provincias del territorio argentino. En su carácter de organizadora del congreso, la asociación correspondiente, siguiendo los lineamientos del presente, podrá contratar con empresas comerciales, a fin de que éstas puedan tener presencia en el citado evento, ya sea de forma publicitaria y/o comercial, quedando subsumidos los derechos y obligaciones de las partes al presente Marco Regulatorio. Dichas empresas podrán tener presencia en uno u otro carácter  en virtud de los convenios específicos de colaboración que ambas partes (la Asociación Organizadora y los auspiciantes/participantes) se comprometerán a firmar según corresponda. Cada Asociación redactará una normativa para la instalación de stands si así lo requiriese y de acuerdo con las necesidades específicas del lugar.

ART. SEGUNDO: La Asociación Organizadora y FAAPI se reservan el derecho de aceptar la participación de empresas comerciales o afines que deseen exponer sus productos durante el congreso. Se considerarán auspiciantes todas aquellas empresas comerciales o entidades que tengan como fin ofrecer en el Congreso sus productos, servicios, que resulten del interés específico de la entidad Organizadora y de FAAPI. No serán auspiciantes aquellas empresas y entidades que publiciten productos ajenos a los fines del congreso. Dichas empresas serán consideradas participantes. Tanto los auspiciantes como los participantes deberán firmar un documento escrito con la asociación organizadora en el cual se estipularán los términos convenidos.

ART. TERCERO: La asignación de espacios o stands para ocupación de los auspiciantes en el mencionado evento será a través de licitación por envío de formularios en formato .pdf en fecha a determinar por la Asociación Organizadora. Este acto se hará ante la presencia de escribano público y se regirá exclusivamente mediante la asignación del puntaje acumulativo considerado desde cinco (5) años anteriores  hasta el año anterior al congreso a realizarse.

La información sobre el puntaje de cada auspiciante será brindada por la Asociación Organizadora a la fecha del envío de la pauta comercial junto con un detalle de la asignación de puntos por cada opción comercial elegida en el congreso en curso como así también un detalle de posibles bonificaciones.

Se solicitará a los auspiciantes consultar el ANEXO I “Sistema de Acreditación de puntos”, que se adjunta con este documento.

ART. CUARTO: La Asociación Organizadora enviará en tiempo y forma:

  • La planimetría específica con detalles de cada stand y medidas para la licitación de los mismos considerando las características específicas de cada sitio en donde se desarrolle el congreso.
  • Los costos de participación y detalles de participación o propuestas comerciales serán determinados e informados a los auspiciantes.
  • Detalles precisos de la fecha y horario de armado de la exposición comercial.
  • El Call for Papers donde se incluirá un pedido de especificaciones técnicas requeridas por el conferencista y un apartado en el cual el conferencista consigne la audiencia a la cual está dirigido el trabajo que presentará (para niños, jóvenes adultos, Business, etc.)
  • Las conexiones eléctricas necesarias, la conexión Wi-Fi y la iluminación individual de cada stand. Estas especificaciones estarán supeditadas a las condiciones del lugar donde se realizará el congreso.
  • Datos sobre diferentes proveedores de alquiler de mobiliario y equipamiento técnico así como también de empresas que realicen ploteo gráfico siempre que éstas se encuentren dentro de la zona del congreso y que esto sea posible en el lugar donde se realice el evento.
  • Un espacio donde los auspiciantes podrán enviar material con antelación
  • La posibilidad de colocar durante las presentaciones académicas auspiciadas por las empresas, un banner de la empresa junto con el banner de FAAPI y de la Asociación Organizadora.

ART. QUINTO: Las bonificaciones específicas que cada Asociación Organizadora considerará al momento en que los auspiciantes contraten el o los stands comprenderán las siguientes opciones:

  1. Contratación de más de un stand
  2. Contratación de un stand y otras opciones comerciales
  3. Derecho a una presentación comercial sin cargo por cada contratación de stand
  4. Publicidad en el programa del evento (Consultar Anexo 1)
  5. Otras a convenir entre la Asociación Organizadora y el auspiciante

ART. SEXTO: La Asociación Organizadora deberá ser titular de las cuentas en las que los auspiciantes realizarán sus depósitos.

ART. SEPTIMO: La Asociación Organizadora dará a conocer a los auspiciantes quiénes dentro del comité organizador o el “venue” estarán supervisando las siguientes tareas:

  1. Ingreso y retiro del material
  2. Logística dentro del área asignada a la exhibición
  3. Temas referidos al aspecto académico del evento
  4. Facturación y pago

ART. OCTAVO: Ningún auspiciante cuyo stand haya sido asignado mediante la licitación correspondiente podrá subarrendar el espacio o parte del espacio a otro auspiciante sin autorización expresa de la Asociación Organizadora y FAAPI mediante petición por escrito que deberá ser solicitada con una antelación no menor a los 30 días anteriores al Congreso.

ART. NOVENO: Los auspiciantes podrán realizar actividades promocionales dirigidas al público asistente únicamente dentro de los espacios comerciales contratados por cada uno, durante las presentaciones comerciales y durante los coffee-breaks del congreso.  Las actividades promocionales podrán ser:

  • Entrega de merchandising
  • Juegos promocionales
  • Ofertas especiales o Happy Hours en algún horario específico que no se interponga con las actividades académicas programadas.
  • Firmas de ejemplares/ fotos con un autor
  • Otros que se convengan con la Asociación organizadora

Ninguna  actividad promocional puede obstaculizar el paso de las áreas comunes o los espacios comerciales de otros auspiciantes ni superponerse con otras actividades promocionales realizadas por otros auspiciantes. La Asociación organizadora observará el cumplimiento de estas pautas (ver Anexo 1).

No se realizarán rifas ante los asistentes ya que se entregará material para la rifa del Congreso.  Esta rifa se realizará a puertas cerradas ante escribano público y con la presencia de la Asociación Organizadora, un miembro de FAAPI y los auspiciantes. Las listas de los ganadores serán exhibidas 24 (veinticuatro) horas antes del cierre del congreso.

ART. DECIMO: Podrán asistir al evento  dos personas por stand alquilado, asignadas por los auspiciantes, que no pagarán admisión al congreso. El resto de las personas asignadas pagarán el monto que corresponda según el momento en que se inscriban. Todas las personas asignadas por los auspiciantes tendrán acceso libre al coffee-break y al evento de bienvenida.

ART. DECIMO PRIMERO: Los auspiciantes deberán abonar la totalidad de la suma a erogar por distintas formas de participación en el término fijado entre las partes.

ART. DECIMO SEGUNDO: En el caso de que un auspiciante deseara cancelar su participación en el congreso, no se realizará ninguna devolución del dinero aportado por la empresa comercial. Este auspiciante será penalizado de acuerdo a lo pactado con la Asociación organizadora.

ART. DECIMO TERCERO: Los auspiciantes se comprometen a actualizar anualmente las direcciones de contacto a fin de facilitar a la Asociación Organizadora el envío de información.

ART. DECIMO CUARTO: FAAPI y la asociación organizadora deslindan todo tipo de responsabilidad que pudiera devenir al efecto de cualquier eventualidad durante el evento así como el lucro cesante que se ocasionare por una circunstancia ajena a la obligación que prestan esta Federación y la Asociación Organizadora desde su inicio hasta el final del congreso. A tal efecto, los auspiciantes o participantes deberán acreditar el seguro contratado oportunamente.

ART. DECIMO QUINTO: FAAPI se reserva el derecho de efectuar modificaciones a este Marco Regulatorio.

Córdoba, 16 de diciembre de 2014