Reglamento de Organización del Congreso Anual de FAAPI

Versión 2018

Capítulo 1. De la organización del Congreso:

ARTÍCULO 1: El Congreso Anual de la Federación Argentina de Asociaciones de Profesores de Inglés (FAAPI) será organizado cada año por una Asociación diferente elegida en la Asamblea Anual Ordinaria. La Asamblea decidirá la asociación o asociaciones que organizarán el Congreso Anual con un año y medio de antelación por lo menos y se anunciará en la Reunión informal de FAAPI realizada durante el Congreso anual anterior.

ARTÍCULO 1.1: Será posible que dos Asociaciones organicen el Congreso anual en conjunto cuando esto esté aprobado por la Comisión Directiva de FAAPI y se acuerden claramente las funciones que tendrá cada una.

ARTÍCULO 1.2: En caso de que no hubiera postulantes al momento de la Asamblea, la CD tendrá la atribución de tratar o de aceptar postulantes.

ARTÍCULO 2: La Asociación Organizadora presentará en la Asamblea Anual Ordinaria, un informe por escrito sobre los aspectos organizativos, académicos y comerciales del Congreso. Asimismo, deberá mantener informada a la Comisión Directiva de FAAPI como mínimo una vez por mes sobre la marcha de la organización del mismo. Cercano al evento, se solicitará a la Asociación Organizadora el envío de informes por escrito con mayor asiduidad.

ARTÍCULO 2.1: En caso de no recibir informes, la CD de FAAPI enviará un recordatorio a la Asociación Organizadora solicitándolo por escrito.

ARTÍCULO 3: La Comisión Directiva de FAAPI invitará a un representante de la Asociación Organizadora a una de sus reuniones a fin de que informe sobre los trámites que se vayan realizando con respecto al Congreso. Los gastos de traslado y estadía de dicho representante serán sumados a los gastos del Congreso.

ARTÍCULO 4: La Asociación Organizadora enviará a través de la CD de FAAPI a todas las Asociaciones Federadas y a toda otra entidad que considere pertinente, es decir: universidades, profesorados, IFDs, una primera información sobre el Congreso en lo posible antes de finalizar el año anterior al de su realización, seguida de informaciones periódicas. A su vez, cada Asociación Federada difundirá la información recibida entre sus asociados y organizaciones públicas y privadas de sus respectivas jurisdicciones.

ARTÍCULO 4.1: La Asociación Organizadora informará a FAAPI y a las Asociaciones Federadas acerca del cierre de inscripción cuando el número de inscriptos llegue al tope estipulado de acuerdo con la capacidad de la sede del Congreso. Asimismo, la asociación organizadora procederá a cerrar inmediatamente la pestaña de Inscripciones de la página web. Solamente se aceptarán inscripciones fuera de término cuando existan vacantes en
relación a la capacidad de la sede.

ARTÍCULO 5: Los aranceles serán fijados por la Asociación Organizadora con aprobación de la Comisión Directiva de FAAPI.

ARTÍCULO 6: Los gastos que demande la organización del Congreso estarán a cargo de la Asociación Organizadora, la que podrá solicitar un préstamo a FAAPI para iniciar los convenios y congelar precios que demande la organización del Congreso a su cargo. El monto del préstamo será puesto a consideración de la CD de FAAPI.

ARTÍCULO 7: Dentro de lo posible se procurará que el Congreso se autofinancie. Si hubiere ganancias, éstas serán compartidas entre la Asociación Organizadora y la FAAPI en un 60% y 40% respectivamente. Las pérdidas por razones no imputables a la Asociación Organizadora serán absorbidas en esa misma proporción por la Asociación Organizadora y por la Federación en el caso de que su Comisión Directiva lo considere pertinente; es decir la Asociación absorberá un 60% de las pérdidas y la FAAPI un 40%. En el caso de que la Asociación no hubiere cumplido con alguno de los requisitos establecidos en este Reglamento, la FAAPI no se hará cargo de las pérdidas y éstas serán responsabilidad exclusiva de la Asociación Organizadora.

ARTÍCULO 8: La Asociación Organizadora deberá tramitar el pedido de Declaración de Interés (Reconocimiento) Oficial del Congreso Anual ante el Ministerio de Educación de la Nación y darlo a conocer a las Asociaciones hermanas ni bien se cumplimente este. Esto facilitará la obtención del aval en cada Jurisdicción. Este trámite permitirá que figure el Reconocimiento en los certificados que otorgará la Asociación Organizadora para quienes concurran al Congreso en cualquier carácter.

ARTÍCULO 8.1: Los certificados deben responder a los requerimientos de cada jurisdicción y no podrán ser exclusivamente descargables de la web. Para ello, la Asociación Organizadora incluirá en el formulario de inscripción, una opción bien visible en donde cada inscripto pueda solicitar, si desea, que su certificado se otorgue en forma digital y podrán ser descargables on-line.

ARTÍCULO 8.2: La Asociación Organizadora enviará a FAAPI un informe detallado acerca de instituciones gubernamentales, embajadas, etc. que fueron contactadas para auspicios e incluirá los nombres de contactos, los montos y las formas de auspicio, y toda la información que sea de utilidad para la organización de futuros Congresos.

ARTÍCULO 9: La Asociación Organizadora establecerá en todos y cada uno de los casos por escrito las condiciones en lo relativo a honorarios y viáticos mediante las cuales los disertantes invitados concurrirán al Congreso. Los demás gastos serán abonados por quienes los efectúen.

ARTÍCULO 10: La Asociación Organizadora contratará profesionales, solicitará auspicios, colaboraciones, subsidios gubernamentales, municipales, de empresas, hospedaje, cartelería, etc. A tal fin podrá solicitar colaboración a la Comisión Directiva de FAAPI o a otras Asociaciones Federadas.

ARTÍCULO 11: Si la API organizadora considera factible sobre la base, entre otros, del equipamiento técnico disponible, podrá ofrecer determinados plenarios por streaming. En tal caso, se fijará un costo que guarde relación con la inscripción general. La API organizadora decidirá la modalidad de la inscripción y de acceso a los mismos a fin de facilitar la real participación de los inscriptos para esta modalidad.

ARTÍCULO 12: El programa definitivo del evento se podrá publicar online, en cuyo caso se proyectará en pantalla ubicada en lugar visible para información permanente de los asistentes. De igual modo, se confeccionará una versión en formato .pdf, que será publicada con antelación y en redes sociales para fácil acceso.

ARTÍCULO 13: La Asociación Organizadora deberá arbitrar los medios para controlar que el acceso a las instalaciones o sede del Congreso sea exclusivo para personas inscriptas, invitados especiales de FAAPI y/o la Asociación Organizadora y representantes de organizaciones comerciales o no comerciales participantes.

ARTÍCULO 14: La Federación estará representada en cada Congreso por su Presidente o por un miembro de la Comisión Directiva que éste designe, estando su inscripción y sus gastos de traslado y estadía incluidos en los gastos del Congreso. Los miembros de la Comisión Directiva de la Federación abonarán el 50% de la inscripción. Los gastos de alojamiento de miembros de la CD de FAAPI en habitación compartida en hotel tres estrellas y por tres noches serán considerados gastos del Congreso. Los gastos de traslado terrestre o su equivalente estarán a cargo de FAAPI, en forma total o parcial, según lo determine la CD, siempre y cuando dicha erogación no comprometa las finanzas de la Federación.

ARTÍCULO 15: Para posibilitar la asistencia al Congreso Anual de un miembro de la Comisión Directiva de cada Asociación Federada, o del socio que ésta resuelva, en casos debidamente explicitados, se podrá otorgar una inscripción al Congreso, abonada en partes iguales por FAAPI, la Asociación Organizadora y la Asociación federada. El socio favorecido deberá concurrir a la Reunión Informal de Representantes de Asociaciones de FAAPI que se realiza durante el Congreso.

ARTÍCULO 16: Cada Asociación Federada deberá enviar a la tesorería de FAAPI, el listado de socios con cuotas al día para acreditar tal condición al 30 de noviembre del año inmediato anterior y un listado actualizado para la fecha de inicio de las Inscripciones.

ARTÍCULO 16.1: El Tesorero de FAAPI enviará a la Asociación Organizadora la nómina de miembros con su cuota al día de cada asociación antes del 31 de diciembre del año anterior a la realización del Congreso o en su defecto con anterioridad al inicio de las inscripciones tempranas.

ARTÍCULO 17: Dentro de los 60 (sesenta) días corridos posteriores a la finalización del Congreso, la Asociación organizadora reintegrará el préstamo oportunamente otorgado por FAAPI. Dentro de los 120 (ciento veinte) días corridos remitirá a la Comisión Directiva de FAAPI el balance final junto con los comprobantes correspondientes. Asimismo, saldará el porcentaje de ganancias correspondiente al detalle de ingresos y egresos, según Artículo 07.

ARTÍCULO 17.1: La falta de cumplimiento de lo establecido en el Artículo precedente determinará la aplicación del interés bancario vigente en concepto punitorio.

ARTÍCULO 18: La Asociación Organizadora publicará las Actas del Congreso dentro de los sesenta días de realizado el mismo, según las pautas editoriales acordadas por la CD de FAAPI y deberá remitir las conclusiones del Congreso al Ministerio de Educación de la Nación en tiempo y forma.

ARTÍCULO 19: La Asociación Organizadora redactará un breve informe sobre el Congreso (3 páginas) en inglés para ser enviado a las asociaciones y subido a la página Web de FAAPI. Asimismo, presentará un informe final durante la reunión anual de la Comisión Directiva en noviembre o diciembre del año en el que se realizó el Congreso Anual. Este se adaptará a la modalidad de dicha reunión de CD (on-line o presencial).

ARTÍCULO 20: La Asociación Organizadora se comprometerá a enviar copia de todos los procedimientos realizados en la organización del Congreso a FAAPI. FAAPI se encargará de remitirlos a la Asociación encargada de realizar el próximo Congreso en un tiempo razonable que permita a ésta utilizarlos como base para la organización del próximo Congreso.

ARTÍCULO 21: La base de datos obtenida en el Congreso Anual de FAAPI será propiedad exclusiva de la Federación y sus Asociaciones y no podrá ser cedida a terceros ni comercializada.

Capítulo 2: De los aspectos académicos

ARTÍCULO 22: Quienes presenten ponencias o coordinen talleres no recibirán honorarios. Serán ponentes exclusivamente personas con título docente, licenciaturas complementarias, maestrías, doctorados, título de traductor, otros títulos universitarios que hayan sido otorgados por universidades o instituciones terciarias del país o del extranjero. Para ponentes de las presentaciones comerciales, este requisito no es indispensable.

ARTÍCULO 22.1: Ponentes socios con cuota al día y membresía mayor de un año abonarán el 50% de la inscripción al Congreso. En caso de no aceptarse la ponencia por el Comité Académico, deberán pagar el otro 50% del monto que le corresponda según su fecha inicial de inscripción.

ARTÍCULO 22.2: Ponentes no socios de asociaciones adheridas a FAAPI abonarán el 100% de la inscripción. En caso de ser varios autores, cada uno abonará el cien (100) %. En el caso de presentaciones de varios autores ponentes, siendo socios, cada uno deberá abonar el 50% de la inscripción.

ARTÍCULO 22.3: Una misma persona puede presentar un máximo de dos ponencias con una sola inscripción.

ARTÍCULO 23: No se aceptará para su evaluación por el Comité Académico ninguna presentación que tenga como autor, co-autor o parte de un equipo, a quien haya estado ausente sin justificación en una ponencia del Congreso anterior. A tal fin las Asociación Organizadora enviarán a la CD de FAAPI un informe al respecto adjunto a lo que se establece en los Artículos 18 y 19.

ARTÍCULO 24: Quienes presenten propuestas por el Call for Papers deberán proveer el material impreso que utilizarán (en su caso) y deberán especificar además los recursos tecnológicos que necesitarán para su presentación al momento de someter su trabajo a consideración.

ARTÍCULO 25: El Comité Académico se constituirá exclusivamente con miembros socios de las Asociaciones miembros de FAAPI con un mínimo de un año de antigüedad y con las cuotas al día.

ARTÍCULO 26: El programa definitivo del evento se podrá publicar online, en cuyo caso se proyectará en pantalla ubicada en lugar visible para información permanente de los asistentes. De igual modo, se confeccionará una versión en formato PDF, que será publicada con antelación y en redes sociales para fácil acceso.

Capítulo 3: De los Aspectos Comerciales

ARTÍCULO 27: Todos los convenios que se realicen con entidades y organizaciones no comerciales deben ser rubricados por el Presidente de FAAPI, la Asociación Organizadora y la entidad interviniente.

ARTÍCULO 28: La Asociación Organizadora será responsable de todas las actividades sociales, las que no podrán ser delegadas en representantes de editoriales, exámenes internacionales, agencias de viajes, ni en ninguna otra institución ajena a la FAAPI. Dichas actividades serán opcionales, es decir que la Asociación Organizadora podrá decidir no llevarlas a cabo.

ARTÍCULO 29: Los espacios comerciales deberán estar claramente diferenciados de los académicos y sociales. Toda rifa, sorteo, etc. se realizará en momentos no coincidentes con el programa académico, estipulados por la Asociación Organizadora, la cual deberá establecer por escrito las bases de los mismos. Todos los sorteos requerirán la presencia de un escribano público y serán realizados a puertas cerradas.

ARTÍCULO 30: Las condiciones de alquiler de los espacios comerciales se estipularán en un contrato rubricado por la Asociación Organizadora y la organización contratante según lo establecido en el Sistema de Contratación y Acreditación de Puntos adoptado por la FAAPI. Los stands podrán ser desarmados no antes del inicio de la última actividad del Congreso y no antes.

ARTÍCULO 31: La Asociación Organizadora dispondrá de un espacio para el stand de FAAPI en un lugar central. El equipamiento del mismo podrá ser consensuado con la CD de FAAPI.

ARTÍCULO 32: Todas las situaciones que no estuvieren contempladas en el presente Reglamento serán resueltas en forma conjunta por la Comisión Directiva de la Federación Argentina de Asociaciones de Profesores de Inglés y la Asociación Organizadora.

Córdoba, 26 de diciembre de 2018