Reglamento de Organización del Congreso Anual de FAAPI

MODIFICADO AÑO 2011

Capítulo 1. De la organización del Congreso:

ARTICULO 1.1: El Congreso Anual de la Federación Argentina de Asociaciones de Profesores de Inglés (FAAPI) será organizado cada año por una Asociación diferente elegida en la Asamblea Anual Ordinaria. La Asamblea decidirá la asociación o asociaciones que organizarán el Congreso Anual con un año y medio de antelación por lo menos y se anunciará en la Reunión informal de FAAPI realizada durante el congreso anual anterior.

1.2: Será posible que dos Asociaciones organicen el congreso anual en conjunto cuando esto esté aprobado por la Comisión Directiva de FAAPI y se acuerden claramente las funciones que tendrá cada una.

1.3: En caso de que no hubiera postulantes al momento de la Asamblea, la CD tendrá la atribución de tratar o de aceptar postulantes.

ARTICULO 2.1: La Asociación Organizadora presentará en la Asamblea Anual Ordinaria, un informe por escrito sobre los aspectos organizativos, académicos y comerciales del Congreso. Asimismo, deberá mantener informada a la Comisión Directiva de FAAPI como mínimo una vez por mes, sobre la marcha de la organización del mismo. Cercano al evento, se solicitará a la Asociación Organizadora el envío de informes por escrito con mayor asiduidad.

2.2: En caso de no recibir informes, la CD de FAAPI enviará un recordatorio a la Asociación
Organizadora solicitándolos por escrito.

ARTICULO 3: La Comisión Directiva de FAAPI invitará a un representante de la Asociación organizadora a una de sus reuniones a fin de que informe sobre los trámites que se realicen con respecto al Congreso. Los gastos de traslado y estadía de dicho representante serán sumados a los gastos del Congreso.

ARTICULO 4.1: La Asociación Organizadora enviará, a través de la CD de FAAPI, a todas las
Asociaciones Federadas y a toda otra entidad que considere pertinente, es decir: universidades, profesorados, INFODS, un primer informe sobre el Congreso en lo posible antes de finalizar el año anterior al de su realización, seguida de informes periódicos. A su vez, cada Asociación Federada difundirá la información recibida entre sus asociados y organizaciones públicas y privadas de sus respectivas jurisdicciones.

4.2: La Asociación Organizadora informará a FAAPI y a las Asociaciones Federadas acerca del
cierre de inscripción cuando el número de inscriptos llegue al tope estipulado de acuerdo con la capacidad de la sede establecida para la realización del congreso para permitir que éstas informen a sus miembros. Asimismo, la asociación organizadora informará a FAAPI acerca del número de inscriptos y deberá arbitrar los medios para evitar inscripciones futuras mediante el cierre del sitio en la página Web para tal fin. Solamente se aceptarán inscripciones fuera de término cuando el número predeterminado de acuerdo a la capacidad del lugar no se haya logrado.

ARTICULO 5: Los aranceles serán fijados por la Asociación Organizadora con aprobación de la
Comisión Directiva de FAAPI.

ARTÍCULO 6: Los gastos que demande la organización del Congreso estarán a cargo de la
Asociación Organizadora, la que podrá solicitar un préstamo a FAAPI para iniciar los convenios y congelar precios que demande la organización del congreso a su cargo. El monto del préstamo será puesto a consideración de la CD de FAAPI.

ARTICULO 7: Dentro de lo posible se procurará que el Congreso se autofinancie. Si hubiere
ganancias, éstas serán compartidas entre la Asociación organizadora y la FAAPI en un 60% y 40% respectivamente. Las pérdidas por razones no imputables a la Asociación Organizadora serán absorbidas por la Federación en el caso de que su Comisión Directiva lo considere pertinente. En el caso de que la Asociación no hubiere cumplido con alguno de los requisitos establecidos en este Reglamento, la FAAPI no se hará cargo de las pérdidas y estas serán responsabilidad exclusiva de la Asociación Organizadora.

ARTICULO 8.1: La Asociación Organizadora deberá tramitar el pedido de Declaración de Interés (Reconocimiento) Oficial del Congreso Anual ante el Ministerio de Educación de la Nación y gestionar los auspicios en las jurisdicciones respectivas. Las Asociaciones Federadas harán lo propio en cada jurisdicción.

8.2: La Asociación Organizadora enviará un informe a FAAPI con detalles acerca de qué instituciones gubernamentales, embajadas, etc. fueron contactadas para auspicios. Entre esos detalles figurarán nombres de contactos, montos y formas de auspicio, y toda información que sea de utilidad para la organización de futuros congresos.

ARTICULO 9: La Asociación Organizadora establecerá, en todos y cada uno de los casos, por escrito las condiciones bajo las cuales los disertantes invitados concurrirán al Congreso en lo relativo a honorarios y viáticos. Los demás gastos serán abonados por quienes los efectúen.

ARTICULO 10: La Asociación organizadora contratará profesionales, solicitará auspicios, colaboraciones, subsidios gubernamentales, municipales, de empresas, hospedaje, cartelería, etc. A tal fin solicitará colaboración a la Comisión Directiva de FAAPI o a otras Asociaciones Federadas.

ARTICULO 11: La asociación organizadora deberá arbitrar los medios para controlar que el acceso a las instalaciones o sede del congreso sea exclusivo para personas inscriptas, invitados especiales de FAAPI y/o la asociación organizadora y representantes de organizaciones comerciales o no comerciales participantes.

ARTICULO 12: La Federación estará representada en cada Congreso por su Presidente o por un miembro de la Comisión Directiva que éste designe, estando su inscripción y sus gastos de traslado y estadía incluidos en los gastos del Congreso. Los miembros de la Comisión Directiva de la Federación abonarán el 50% de la inscripción. El alojamiento de miembros de la CD de FAAPI en habitación compartida en hotel tres estrellas y por un máximo de tres noches será considerado gasto del Congreso. El pago total o parcial de los gastos de traslado terrestre de los miembros de la CD estará a cargo de FAAPI sujeto a la disponibilidad de fondos con que cuente la Federación para cubrir los mismos.

ARTÍCULO 13.1: Para posibilitar la asistencia al Congreso Anual de un miembro de la Comisión Directiva de cada Asociación Federada, o del socio que esta resuelva, se otorgará una inscripción al Congreso, abonada en partes iguales por FAAPI, la Asociación Organizadora y la Asociación federada. El socio favorecido deberá concurrir a la Reunión Informal de Representantes de Asociaciones de FAAPI que se realiza durante el Congreso.

13.2: Cada Asociación Federada deberá enviar a la tesorería de FAAPI, el listado de socios con cuotas al día para acreditar tal condición.

13.3: El tesorero de FAAPI enviará a la Asociación Organizadora la nómina de miembros de cada asociación con su cuota al día antes del 31 de diciembre del año anterior a la realización del Congreso o en su defecto con anterioridad al inicio de las inscripciones tempranas.

ARTICULO 14: Dentro de los 60 (sesenta) días corridos posteriores a la finalización del Congreso, la Asociación organizadora reintegrará el préstamo oportunamente otorgado por FAAPI. Dentro de los 120 (ciento veinte) días hábiles siguientes remitirá a la Comisión Directiva de FAAPI el balance final junto con los comprobantes correspondientes. Asimismo, saldará el porcentaje de ganancias correspondiente al detalle de ingresos y egresos, según Artículo 07.

ARTICULO 15.1: La Asociación Organizadora publicará las Actas del Congreso dentro del año de realizado el mismo según las pautas editoriales acordadas por la CD de FAAPI y deberá remitir las conclusiones del congreso al Ministerio de Educación de la Nación en tiempo y forma.

15.2: La Asociación Organizadora redactará un breve informe sobre el Congreso (3 páginas) en inglés para ser enviado a las asociaciones y subido a la página Web de FAAPI.

ARTÍCULO 16: La Asociación Organizadora se comprometerá a enviar copia de todos los procedimientos realizados en la organización del congreso a FAAPI. FAAPI se encargará de remitirlos a la Asociación encargada de realizar el próximo congreso en un tiempo razonable que permita a dicha asociación utilizarlos como base para la organización del próximo Congreso.

ARTICULO 17: La base de datos obtenida en el Congreso Anual de FAAPI será propiedad exclusiva de la Federación y sus Asociaciones y no podrá ser cedida a terceros ni comercializada.

Capítulo 2: De los aspectos académicos

ARTICULO 18.1: Quienes presenten ponencias o coordinen talleres no recibirán honorarios.

18.2: Ponentes socios con cuota al día y membresía mayor de un año abonarán el 50%. En caso de que la ponencia no fuese aceptada por el Comité Académico, deberán pagar el 50% restante.

18.3: Ponentes no socios de asociaciones adheridas a FAAPI abonarán el 100% de la inscripción. En caso de ser varios autores, cada uno abonará el 100%. En el caso de presentaciones de varios autores ponentes, siendo socios, cada uno deberá abonar el 50% de la inscripción.

18.4: Una misma persona puede presentar un máximo de dos ponencias con una sola inscripción.

ARTÍCULO 19: Ninguna presentación de ponentes ausentes sin justificación adecuada será aceptada al año siguiente. La asociación organizadora deberá enviar a FAAPI un listado de ponentes ausentes y esta lista será enviada a la próxima Comisión Organizadora la que no permitirá que dichos ponentes se presenten en el próximo Congreso.

ARTICULO 20: La provisión o no de material impreso y recursos tecnológicos se especificará en la convocatoria para la presentación de ponencias (Call for Papers).

ARTICULO 21: El Comité Científico se constituirá exclusivamente con miembros socios de las Asociaciones miembros de FAAPI con como mínimo un año de antigüedad y con sus cuotas al día.

Capítulo 3: De los Aspectos Comerciales

ARTÍCULO 22: Todos los convenios que se realicen con entidades y organizaciones no comerciales deben ser rubricados por el presidente de FAAPI, la Asociación Organizadora y la entidad interviniente.

ARTÍCULO 23: La Asociación Organizadora será responsable de todas las actividades sociales, las que no podrán ser delegadas en representantes de editoriales, exámenes internacionales, agencias de viajes, ni en ninguna otra institución ajena a la FAAPI.

ARTICULO 24: Los espacios comerciales deberán estar claramente diferenciados de los académicos y sociales. Toda rifa, sorteo, etc. se realizará en momentos no coincidentes con el programa académico, estipulados por la Asociación organizadora, la cual deberá establecer por escrito las bases de los mismos. Todos los sorteos requerirán la presencia de un escribano público y serán realizados a puertas cerradas.